Menú en una pizarra

Menús gestionados fácilmente

Menús y ofertas de productos agrupados en esta nueva actualización de Gestaurante, que ofrece una nueva forma de definición de productos, permitiendo formarlos mediante agrupación de otros productos y ofrecerlos bajo un precio único.

Introducción

Menú en una pizarra

En las cartas de nuestros bares y restaurantes, aparecen con frecuencia productos combinados, como pueden ser “menús” u ofertas de, por ejemplo, desayunos.

Se trata de productos que engloban bajo un único precio un conjunto de distintos productos de la carta.

Gestaurante lo permite desde esta nueva versión y facilita la toma de comandas en estos “combinados” con los pasos mínimos y simples, sin posibilidad de equivocaciones

También está disponible para las cartas digitales que pueden usar sus clientes.

Cumpliendo con la filosofía de Gestaurante, toda la creación de sus agrupados permite total libertad, tanto en la composición, como para definir cómo se denominan sus distintas partes.

El tratamiento de este tipo de productos es totalmente distinto al de un producto normal, ya que el precio lo lleva únicamente el producto combinado y sin embargo las distintas partes que forman este producto tienen que tratarse como productos independientes teniendo que imprimirse en las impresoras de comandas adecuadas o mostrarse en las pantallas de cocina correspondientes, y realizar un seguimiento de cada una de las líneas del pedido.

Nota: Por simplificar, en el resto del artículo nos referiremos a este tipo de productos como “menús”.

Cómo se crean los menús en Gestaurante

La definición de los menús está desarrollado de forma que se  pueda abarcar prácticamente cualquier casuística que tenga en su carta, a la vez de que sea fácil de definir y práctico en el uso.

Antes de crear los menús, tienen que estar definidos los productos de la carta que van a formar parte de estos.

Para definir los menús, se parte de una definición de los grupos en que se pueden separar.

por ejemplo:

  • Para un menú se pueden definir grupos que sean: “Bebida”, “Entrante”, “Principal” y “Postre”.
  • Para desayunos pueden crearse además grupos como: “De comer” y” De beber”

Lo primero que hay que hacer es decidir cómo se van a llamar estos grupos de los combinados, que son textos libres en los que se van a agrupar las distintas partes de los menús. Se introducen en la opción “Grupos de combinados” del panel de control de administración donde se introducen también el nombre en los distintos idiomas en que se estén usando las cartas.

Una vez creados los grupos con los nombres que desee, y existiendo los productos que van a formar el “menús“, solo hay que crearlo, se rellenan los campos comunes con cualquier producto:

  • Nombre y descripción en los distintos idiomas que esté utilizando.
  • Punto de la carta donde aparecerá.
  • Tramos horarios en los que está disponible para el público.
  • Zonas del local donde se puede pedir.
  • Foto del producto.

Y además se define la parte específica de un combinado.

  • Grupos que se usarán en este menú.
  • En cada grupo se seleccionará:
    • Qué productos se pueden elegir en el grupo
    • Cuántos productos se pueden elegir, este dato permite una gran libertad en la definición, pues en función del valor se comporta:
      • “0”:  No se puede elegir ningún producto, eso quiere decir que todos los productos que se añaden en este grupo, siempre forman parte del pedido.
      • “1”:  Hay que elegir un producto de la lista.
      • “X > 1”:  Se pueden elegir “X” productos distintos de la lista.

Uso

En el momento de hacer los pedidos desde TPV, comanderas o las cartas digitales de los clientes, se comprueba que se cumplan todas las restricciones que se han puestos en la definición de los menús. No admitiendo realizar el pedido mientras que no se hayan seleccionado todas las opciones necesarias.

De las opciones de productos solo se presentan las que es necesaria una decisión, no mostrando los que tienen cantidad “0” ya que estos productos siempre forman parte del menú.

Un a vez elegidos las distintas opciones, se presentan todos los productos que forman el menú, de forma que se pueden personalizar gustos, poner anotaciones a cada producto y decidir si hay que modificar cuando se quiere que se sirva cada producto, sí en los aperitivos, primeros, segundos, postres…. También se accede a la descripción, Ingredientes y alérgenos de cada producto del menú.

Este funcionamiento es muy parecido entre TPV, comanderas y cartas digitales, variando solo en las cartas digitales donde tiene una estética distinta, muestra las imágenes de cada producto y unos pasos de confirmación superiores.

Qué beneficios aporta Gestaurante

Ahora al permitir los menús, se puede recoger de forma más fácil toda la carta.

La definición es fácil y su uso seguro, no permitiéndose pedidos donde falte ni sobre ningún producto del menú.

Los productos que se utilicen en los menús no tienen que ser los mismos que se presenten en la carta, por lo que el análisis de gastos y escandallo será más real.

A todos los productos de la carta se les puede definir en qué momento se presentan de forma predeterminada, tomando este valor inicial cuando se añaden a los pedidos, este valor se puede modificar antes de lanzar el pedido, pero ayuda mucho en el caso de los menús, porque habrá que realizar menos ajustes.

Una vez elegido el menús y realizado el pedido aparecerán las distintas líneas con precio cero, En la factura de caja aparecerá solamente el menús con su importe pero en las comandas aparecerán las distintas líneas que forman el menú agrupadas por zona de preparación y momento de entrega.

Ayuda

No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna duda o quiere saber como utilizar esta funcionalidad.

Nueva funcionalidad de gestión de comandas

Siguiendo nuestra política de mejora continua y gracias a la colaboración Cliente – Gestaurante, ofrecemos una nueva funcionalidad al programa.

Descripción

Ahora los pedidos se pueden agrupar según la secuencia en la que deben ser servidos según los requerimientos del comensal.

De esta forma los pedidos, independientemente del orden en se realicen, se pueden asignar a alguno de los cuatro grupos que ofrece Gestaurante.

Los grupos, como todo en Gestaurante, son personalizables, así el administrador decide como se denominan.

De forma predeterminada los nombres que tienen asignados son: Entrantes, Primeros, Segundos y Postre, pero a discreción del administrador se podrían denominar: Para compartir, Principal y Sobremesa, así como cualquier otra denominación que se ajuste mejor a cada negocio.

Como funciona

Cambiar estado del cliente

Cuando se activa un cliente en el sistema, su estado se establece en el primer grupo, con posterioridad se puede ir cambiando este estado a los sucesivos, labor que puede realizar de forma sencilla y en un solo paso cualquier trabajador.

Cuando un camarero termina un pedido, antes de enviarlo a preparación, le asigna el orden en que debe servirse.

En las pantallas de cocina, se presenta la información de los pedidos, mostrando el momento solicitado por el cliente para el pedido, así como el estado en el que se encuentra el cliente.

La estética de los pedidos en las pantallas de cocina es distinto para los pedidos que se pueden preparar y servir ya, de los que son de una secuencia posterior, para que quede claro cuales son los prioritarios.

Pantalla de cocina

Aunque la estética sea diferente, no se impide que se empiece con la preparación y así se indique al sistema, y de esta forma se puede ir adelantando la preparación de las comandas al tener toda la información disponible.

Cuando el estado del cliente cambia, se actualizan las pantallas de cocina para poder responder de forma correcta a los clientes.

Activación voluntaria

Todo esto, si bien es una importante mejora en el programa Gestaurante, es algo que es opcional de activar o no, dado que si no se utiliza en un negocio, se reduce en un paso la petición de cada comanda.

La activación no es algo definitivo, los responsables pueden tomar la decisión de cambiar esta funcionalidad cuando consideren necesario.

Ayuda

No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna duda o quiere saber como activar esta funcionalidad.

Mapa de calor

Información es poder

Hace ya tiempo que en una entrada anterior se trató el tema de los datos y la información, pero debido a las actualizaciones del software, he decidido publicar un nuevo análisis de cómo ayuda el software Gestaurante a los negocios de restauración.

Donde se obtienen los datos

Durante el día a día del funcionamiento del local, gracias a usar Gestaurante, se van guardando muchos datos de su negocio, que unidos a los que recogen los sensores locales y el almacenamiento de datos ambientales de AEMET, permiten un análisis de información cruzada que no es posible mediante ningún otro software de gestión de restauración.

Estos datos se resumen en:

  • Quien.
  • Que.
  • Cuando.
  • Donde.
  • En qué condiciones.

Como pasan los datos a ser información util

Donde estos datos se transformarán en información valiosa para la gestión de un negocio, es mediante la generación de informes y análisis.Sensor de temperatura

Imagine que le interesa saber:

  • Cuanto tiempo tarda en estar disponible para el cliente cada producto desde que se pide, en función de:
    • La ocupación del local.
    • El trabajador que se encuentra en el puesto de preparación.
    • La hora.
  • El tiempo medio que trascurre desde que se les asigna mesa a los clientes hasta que realizan su primer pedido en función de:
    • En que zona del local esté el cliente.
    • El número de comensales.
    • La ocupación del local.
    • En función de si el pedido se realiza desde una carta digital o mediante un camarero.
  • Rendimiento (Precio – Costo) de los productos consumidos
    • Entre dos fechas.
    • Por zona del local desde donde se piden.
    • Desglosando por camarero que atiende a los comensales.
    • Dependiendo del número de comensales en la mesa.
  • Cómo afecta el cambio del precio de un ingrediente al costo de los productos de la carta, y por tanto al rendimiento.
  • En que orden se van ocupando las mesas a lo largo de día.
  • Cómo se reparte el consumo en el local en función de la velocidad y dirección del viento.
  • ¿Afecta en el consumo de cada producto la temperatura en el local o en el exterior?
  • Cómo repercute en la caja final el nivel de ruido o de iluminación en el local.
  • Como se comporta la temperatura de la nevera en función de la afluencia en el local.
  • Como se ha comportado la climatización del local en función de los factores ambientales externos.

Estas son solo algunas ideas de los análisis que existen o se pueden solicitar, para que tenga una perspectiva de lo que puede obtener de Gestaurante.

Como se ve esta información

Análisis con información espacial de consumo

Ejemplo de informe existente donde se analiza las zonas del local mas productivas entre unas fechas determinadas.

Gestaurante ya dispone de una serie de informes básicos que todo sistema de gestión debe tener, pero además de ellos, y gracias a estos datos que se van guardando, le ofrece una capacidad muy amplia de análisis.

Los mejores análisis son los que se les van ocurriendo a los gestores de los negocios, por eso, además de los análisis que por evolución del programa vamos añadiendo, cada cliente puede sugerir gratis nuevos informes y éstos, una vez terminado, pasan al uso de la comunidad de usuarios.

Este es uno de los motivos por lo que no vendemos un software sino que ofrecemos un servicio.

Con Gestaurante la información que tendrá sobre su negocio crece con el tiempo.

Quién puede ver esta información

Dada la cantidad de información contenida en estos informes, solo están disponibles para los administradores del negocio.

Los administradores del negocio definen los usuarios y son quienes deciden quién tendrá acceso a esta información.

Diariamente el programa enviará un informe con la información más importante mediante un correo electrónico al responsable que así esté definido.

Ayuda

No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna duda o quiere saber como su análisis se podría implementar.

Pros y contra de la carta digital

En la actualidad casi todos los negocios de restauración disponen de un terminal de punto de venta (TPV) para llevar el control de la caja.

Asociado al TPV, muchos también usan comanderas donde los camareros realizan los pedidos con lo que se evitan perdidas de tiempo, a la vez que suministran al TPV la información de las consumiciones de los comensales y de esa forma se agiliza el cobro.

Carta digital en móvil

Un paso más en optimización del negocio de restauración es el uso de cartas digitales, en este caso no está tan difundido, por ser novedoso y porque no todos los software existentes las incorporan.

Vamos a analizar en este artículo los pros y contras, que en nuestra opinión tiene la utilización de este último dispositivo, usando como referencia las cartas digitales de nuestro software Gestaurante.

Pros

Servicio novedoso y diferenciador

Al ser un servicio nuevo, el comensal lo percibe como un sistema diferenciador de otros locales, permite también a los comensales interactuar con el local.

Multidioma

En zonas con mucho turismo extranjero, la carta digital permite ofrecer un servicio en el idioma del comensal, sin requerir que los camareros conozcan tantos idiomas.

La carta puede estar en tantos idiomas como se necesite, y será de gran ayuda para un comensal que no conoce nuestro idioma, ya que podrá realizar todas las gestiones en su propio idioma:

  • Consultar el menú
  • Saber los ingredientes
  • Descripción de los productos
  • Alérgenos
  • Realizar pedidos
  • Consultar el estado de los pedidos
  • Llamar al camarero
  • Pedir la cuenta indicando si quiere pagar en efectivo o con tarjeta.

Información de alérgenos

Al definir los productos en el TPV se definen también los ingredientes, y mediante esta información las cartas digitales informan de los alérgenos que puede contener cada producto.

Esta es una información que por ley tenemos que suministrar a los comensales sin necesidad de que lo requieran, con lo que estamos cumpliendo con esta norma sin requerir un esfuerzo extra.

Nuestras cartas digitales también permiten al comensal filtrar la carta en función de los alérgenos que no puedan tomar, de forma anónima, cada comensal puede indicar a su carta digital que alérgenos quitar y la carta se regenerará automáticamente con los productos aptos para ese comensal.

Aumento del consumo por impulso

Al disponer de una carta digital que permite realizar pedios sin necesidad de la atención de un camarero, se aumenta el consumo por impulso, por ejemplo esa bebida que se apetece en ese momento, pero que si se espera al camarero ya no se pide.

Reducción de dedicación del personal

Al ofrecer al comensal toda la información actualizada de los productos y la posibilidad de realizar los pedidos, los camareros pueden optimizar su tiempo sin esperar a las decisiones de los comensales o dando explicaciones de los productos.

Los pedidos de los clientes pasan directamente a cocina, barra, o cualquier punto de preparación que disponga el local, y una vez preparados y dispuestos para servir, el sistema avisa al camarero adecuado para realizar la entrega, dando la información necesaria a éste para que no haya equivocaciones.

Reducción de tiempos de espera

Al poder realizar los pedios directamente los comensales, el tiempo hasta recibir la comanda se reduce al tiempo de preparación de esta.

Adicionalmente, el sistema mantiene el orden en que se han de atender las peticiones por orden de llegada.

Aumento en la rotación de mesas

Por todos los motivos expuestos anteriormente, se produce un aumento en la rotación de mesas.

Actualización

Al ser un sistema digital, la actualización de la carta se realiza de forma instantánea, pudiendo por ejemplo ocultar productos de la carta cuando se agoten, o definir nuevos productos e incorporarlos sobre la marcha.

Nuestro software Gestaurante también dispone de dos características que permiten que esta actualización sea automática:

  • Productos o presentaciones distintos en función de la mesa en la que se use.
  • Productos distintos dependiendo de la hora, del día de la semana o de que sea festivo…

Disminución de coste en cartas

Cartas digitales en tableta

El coste de un cambio en la carta se reduce a la introducción de la nueva información, evitando la preparación e impresión de cartas tradicionales.

Información al cliente

La información disponible en una carta digital puede ser mayor que en una impresa, puesto que no tiene que estar visible hasta que es necesaria.

Las cartas digitales de Gestaurante ofrecen, aparte de la información que se ha ido mostrando en los puntos anteriores, el precio de las distintas presentaciones, fotos de los productos que pueden verse a distintos tamaños e incluso pueden mostrase distintas fotos en función de la presentación elegida, por ejemplo ofreciendo fotos reales de la tapa, o de la ración, en función de lo que se seleccione.

Contras

Terminales

Evidentemente para utilizar una carta digital necesita de un dispositivo donde mostrar la información.

Cada negocio puede decidir la forma en que los comensales se conectarán al sistema.

En el caso de ser el negocio el que lo suministre, supone un coste.

En el caso de Gestaurante, permite que los comensales utilicen sus propios dispositivos sin la necesidad de instalar ninguna aplicación, dado que todo el sistema funciona con la apariencia de una aplicación pero con la tecnología de una página web, en este caso no existe coste para el negocio.

También se puede elegir un sistema mixto, donde se suministre un dispositivo solo en determinado lugar del negocio o a determinados comensales.

Necesidad de mantener actualizada la carta

Para que las cartas digitales funcionen, es necesario que estén definidos los diferentes productos disponibles a los comensales, no se puede poner por ejemplo “refrescos”, sin dejar la posibilidad de elegir que refresco quiere. Y no sirve poner en una pizarra el producto del día, porque no podrá ser elegido de forma autónoma por el cliente.

Rechazo de algunos comensales

Para algunas personas, sobre todo personas mayores, el uso de las nuevas tecnologías produce rechazo, por lo que hay que mantener el trato personal de forma paralela a la carta digital.

La carta digital de Gestaurante permite:

  • El funcionamiento autónomo del comensal.
  • Ayuda del camarero en el uso de la carta desde su propia comandera.
  • Realización completo del pedido desde la comandera.

WIFI

Aunque es una opción muy extendida disponer de wifi gratis para los clientes, para el funcionamiento de las cartas digitales es recomendable ofrecer este servicio.

La instalación de la red wifi ya es necesaria para el funcionamiento de las comanderas de los camareros.

Para suministrar la conexión a los clientes se debe realizar mediante una red diferenciada que solo permita la salida a Internet y no permita la conexión a los dispositivos internos del negocio.

Reducción del contacto con el comensal

El uso de la carta digital lleva implícito el menor contacto con el cliente en el momento de pedir, por lo que se puede influir menos en la elección de los platos que mas nos interesan.

Esto se puede compensar en la recepción del cliente, donde se puede hacer alguna recomendación, y en el caso de Gestaurante, las cartas presentan en la primera pantalla los productos recomendados.

Conclusiones

La decisión de usar o no las cartas digitales, es algo que debe decidir cada dueño de un negocio, y que en gran medida depende del servicio que quiera suministrar a sus clientes.

No pretendemos con este artículo influir en la decisión, sino presentar los puntos principales que analizar para tomar dicha decisión.

No es lo mismo datos que información

Como dijo Francis Bacon, ‘La información es poder’, y eso es lo que le ofrece el software Gestaurante.

Durante el uso cotidiano del programa se van guardando, para su análisis posterior, muchos mas datos de los que percibe inicialmente el usuario.

Estos datos se resumen en:

  • Quien.
  • Que.
  • Cuando.
  • Donde.

Donde estos datos se transformarán en información valiosa para la gestión de un negocio, es mediante la generación de informes.

Dada la cantidad de información contenida en estos informes, solo están disponibles para los administradores del negocio.

Gestaurante ya dispone de una serie de informes básicos que todo sistema de gestión debe tener, pero además de ellos, y gracias a estos datos que va guardando, le ofrece una capacidad muy amplia de análisis.

Imagine que le interesa saber:

  • Cuanto tiempo tarda en estar disponible para el cliente cada producto desde que se pide, en función de:
    • La ocupación del local.
    • El trabajador que se encuentra en el puesto de preparación.
    • La hora.
  • El tiempo medio que trascurre desde que se les asigna mesa a los clientes hasta que realizan su primer pedido en función de:
    • En que zona del local esté el cliente.
    • El número de comensales.
    • La ocupación del local.
    • O comparando si el pedido se realiza desde una carta digital o mediante un camarero.
  • Rendimiento (Precio – Costo) de los productos consumidos
    • Entre dos fechas.
    • Por zona del local desde donde se piden.
    • Desglosando por camarero que atiende a los comensales.
    • Dependiendo del número de comensales en la mesa.
  • Cómo afecta el cambio de un precio al costo de los productos de la carta, y por tanto al rendimiento.
  • Cómo se van ocupando las mesas a lo largo de día.
Análisis con información espacial de consumo

Ejemplo de informe existente donde se analiza las zonas del local mas productivas entre unas fechas determinadas.

Estas son solo algunas ideas de los análisis que se pueden solicitar, para que tenga una perspectiva de lo que puede obtener.

Pero los mejores análisis son los que se les van ocurriendo a los gestores de los negocios, por eso, además de los análisis que por evolución del programa vamos añadiendo, cada cliente puede pedir un informe nuevo al año y éste, una vez terminado, pasa al uso de la comunidad de usuarios.

Este es uno de los motivos por lo que no vendemos un software sino que damos un servicio.

Con Gestaurante la información que tendrá sobre su negocio crece con el tiempo.

No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna duda o quiere saber como su análisis se podría implementar.